Hackeá tus emails para una comunicación interna más eficiente

Tranquilos, este post no trata de entrar en servidores o acceder a cuentas de correo ajenas como  espías. Hackear es de manera muy sencilla encontrar errores o fallas en un sistema y ponerlas de manifiesto para pensar y proponer una solución. De esto van estas líneas. De encontrar un modo para que tus comunicaciones internas por email no terminen en la inmanejable lista de los 1575 correos sin leer o, en el peor de los casos, en la papelera de reciclaje de tus colaboradores.

El primer paso para convertirte en experto en el arte del “communicationhacking” (sí, es una palabra inventada como el “lifehacking”), es reconocer que hay un problema y una solución. Como dicen las viejas enseñanzas de la vida y el management, para que algo sea considerado un problema debe haber una solución posible que aún no fue contemplada. De otro modo no es un problema.

En mi experiencia, la mayoría de los problemas reconocidos por los departamentos de comunicación interna pueden resumirse en tres:

  • Sobresaturación del canal: en general cualquier empleado recibe entre 60 y 90 e-mails al día. Suponiendo que cada e-mail requiera entre 3 y 4 minutos de atención, la mitad de la jornada laboral se nos diluye en la bandeja de entrada. Porque seamos realistas, nos llegan correos de nuestro jefe, del jefe del jefe, de un compañero, de la familia, del servicio de noticias al que estamos subscriptos, de la última capacitación a la que asistimos, de los adictos a la copia indiscriminada que nos hacen partícipes involuntarios de largas cadenas de conversaciones de las que no tenemos ni la menor idea, de esos desconocidos que de algún modo tienen nuestra dirección y nos mandan información que nunca pedimos, de los amigos de IT, de Recursos Humanos, de Casa Matriz, y por supuesto, de Comunicación Interna, entre muchos muchos otros.
  • Foco operativo del e-mail: y claro, en la catarata interminable de los no leídos buscamos con desesperación hacer foco en aquellos que de algún modo nos llevan a atender lo inmediato en relación con nuestro trabajo, a menos que seas de esas personas que están dispuestas a extender las horas de oficina más allá de las humanamente posibles.
  • Falta de tiempo para atender todos los mensajes: como escuche unas mil veces de boca de cientos de colaboradores “o trabajo o atiendo el email”. Es que el escenario se presenta caótico. Porque además del tiempo de lectura de cada correo (que no es menor) hay que sumar el tiempo de respuesta que nos lleva atender los mensajes que efectivamente requieren nuestra intervención. Y como todos sabemos, hay que pensar muy bien cada palabra y el tono que ponemos a la comunicación escrita porque los malos entendidos están a la orden del día en la sensibilidad social.

Entonces, ahora que compartimos las principales causas del problema, podemos concentrarnos en hackear nuestras comunicaciones internas vía email para maximizar la eficiencia en la recepción de nuestros mensajes.

  • Creá una dirección única para comunicación interna: es la primera regla a seguir. Los correos de comunicación interna tienen que ser fácilmente identificables por los colaboradores. Las casillas personales suelen ser menos efectivas a menos que seas el CEO de la compañía. El disponer de una dirección propia para todos los mensajes de comunicación interna proporciona identidad y previsibilidad a las comunicaciones.
  • Establecé un asunto atractivo para el mensaje: parece obvio, pero es la principal dificultad que deben superar los emails de comunicación interna. El asunto de tu correo debería ser una venta directa y concreta de la información que contiene. Y esto implica poner tu mente en modo venta. Hacer comunicación interna no tiene porqué ser aburrido o hiperformal. De hecho le estamos hablando a nuestros colegas, los mismo con los que compartimos gran parte de nuestro día, con los que nos reímos,  tomamos un café, almorzamos. Por ejemplo: si vas a lanzar una campaña de beneficios que te resulta más vendible “Nuevos beneficios” o “X beneficios para hacer tu vida más simple”. De paso te vas entrenando en el arte de titular.
  • Definí un horario y día adecuado para lanzar las comunicaciones: es tu contribución a la eficiencia del canal. Es clave reconocer los horarios y el día de la semana que nuestros colaboradores están más predispuestos y liberados para informarse de las iniciativas de comunicación de la organización. En general la recomendación es establecer los envíos entre martes y jueves para ganar eficacia en la comunicación. ¿Por qué? Porque los lunes todo el mundo está atento a lo que le depara la semana laboral, y el foco está puesto más en lo operativo. En cuanto a los viernes, los niveles de lectura disminuyen por múltiples factores. Entre los más frecuentes están las jornadas cortas de trabajo, el cierre de tareas concretas que necesitan estar resueltas antes de que termine la jornada, y el fenómeno de “el lunes miro” que como ya dijimos es prácticamente igual a “nunca lo voy a ver”.
  • Asegurate de incorporar los mensajes clave del mensaje: utilizar el email como herramienta implica asumir la responsabilidad de no sobre-comunicar. La clave es ir directo al grano del mensaje que necesitamos compartir con todos nuestros colaboradores. Si tus comunicaciones son kilométricas o no queda claro el sentido de las mismas, el interés sobre ellas caerá en picada.
  • Establecé un llamado a la acción concreto: poder identificar los mensajes clave en tu email también representa indicarle a las personas que tienen o pueden hacer con ello. Antes de enviar el correo, preguntate si queda claro para todos tus colaboradores lo que deben hacer al encontrarse con la comunicación.

Y ustedes ¿qué iniciativas sugieren para hackear la comunicación interna?

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