Cómo hacer el startup del área de comunicación interna en tu empresa

La comunicación interna está cotizando en alza por estos días. Entendida hasta hace no poco tiempo como una función más del área de Recursos Humanos, Asuntos Públicos, Marketing, o Relaciones Institucionales, hoy la CI empieza a profesionalizarse en todas las organizaciones con aires de crecimiento y transformación.

El desafío más grande para los nuevos responsables, jefes, y gerentes de comunicación interna es armar un área institucional que sea transversal a toda la compañía, acompañando los objetivos de negocio, y por sobre todo, mostrando resultados que permitan dar cuenta del valor estratégico de su función.

En vistas de este escenario, me gustaría compartir con ustedes estas claves para realizar un start-up exitoso del área.

5 drivers para iniciar el área de Comunicación Interna

Cuando te asignan la responsabilidad de diseñar y dar vida al área de CI de la compañía, es muy frecuente sucumbir a la tentación de querer mostrar acción rápida a través del lanzamiento (o relanzamiento) de canales y campañas de comunicación. Es ahí, cuando se te cruza la idea, el momento preciso en el que tenés que frenar, tomar aire, y reflexionar acerca de si estás confundiendo táctica con estrategia. ¿Por qué? Porque el lanzamiento de un área de Comunicación Interna es una decisión estratégica de la compañía, donde se invierten recursos valiosos y se esperan resultados contundentes. En consecuencia, es necesario que el start-up del área sea consecuente con el esfuerzo y aspiracional corporativo. Entonces la pregunta es por dónde comenzar. Aquí les comparto algunas recomendaciones:

Setea las expectativas con el board

Antes de dar un paso en falso, lo mejor es conocer de primera mano las expectativas de corto, mediano, y largo plazo que tiene la mesa directiva sobre el área. Entrevistarte con cada uno de los referentes directos del comité ejecutivo para explorar sus percepciones, su visión de futuro para el negocio, los resultados esperados, y su nivel de compromiso real con la iniciativa comunicacional es clave para el diseño estratégico del área. En tu primer semana de trabajo al frente del área de CI deberías orientar toda los esfuerzos a conseguir estos inputs para culminar con un análisis profundo de la información compartida, que te permita realizar  documento aspiracional del área, objetivos, y resultados esperados para validar con el board.

Escuchá a las áreas y la gente

Con los objetivos claros  y consensuados con la Alta Dirección podés empezar a bajar un nivel hacia la táctica (que no es lo mismo que la implementación). Comenzá por encontrar las fortalezas y oportunidades que se abren entre el aspiracional comunicacional y cultural de la compañía, y la realidad organizacional. Para esto es clave escuchar las percepciones y necesidades de las áreas y de la gente. Un buen diagnóstico te permitirá trazar el camino más eficiente para acortar las distancias entre “la compañía que que somos” y “la compañía que queremos ser”.

Diseñá el plan estratégico de comunicación/cultura

Para cuando llegués a este punto habrán pasado unas cuantas semanas de trabajo intenso que te facilitarán todo el año de gestión. Dicen que Napoleón acuñó la frase “vísteme despacio que estoy apurado”, y todo el proceso previo no es ni más ni menos que eso. Ahora llega el turno de bajar en acciones el proyecto comunicación/cultura. La buena es que ya sabés cuál es el norte y conocés las condiciones de intervención que te propone la compañía. Con toda esa información lo que resta es seleccionar cuidadosamente las tácticas y herramientas comunicacionales que te permitirán impulsar la estrategia de comunicación, iniciar tu tablero de indicadores, y avanzar. En este link podés encontrar algunos aportes necesarios para trazar tu plan. Prestale especial atención a lograr la máxima eficiencia presupuestaria segmentando bien tus públicos y eligiendo los canales y acciones más pertinentes para cada momento del plan. Sería ideal que puedas separar tus acciones en “estratégicas”, “importantes”, y “deseables”.

Conseguí el on-boarding gerencial al Plan

Con tu plan estratégico de comunicación interno listo, lo que resta es conseguir aliados para lograr una verdadera coherencia entre el decir y el hacer. De muy poco servirán tus esfuerzos si el equipo de liderazgo gerencial no está alineado a las directrices culturales y comunicacionales que propone tu proyecto. Lo más probable es que dispongas de unos minutos en la próxima reunión gerencial, así que la precisión y la presentación general de la estrategia serán claves para el buying del proyecto. Acordate de la máxima de las brevedades: presentá el problema/desafio, brindá la solución, deciles qué necesitás de ellos,  contá los beneficios. Cuando finalice la reunión, podés compartir con todos los managers el proyecto y generar las reuniones individuales que sean necesarias para profundizar sobre cualquier aspecto. Lo importante es que salgas de ahí con el visto bueno del equipo. Por supuesto que lo ideal sería tener una reunión específica de comunicación para tratar el tema, pero en general eso no sucede en este mundo aunque hay excepciones.

Creá tu Red de Facilitadores

Olvidate de cualquier superpower. La única oportunidad que tenés para que tu proyecto de comunicación interna sea un éxito es contar con el apoyo de un gran equipo de colaboradores de todas las áreas. Para esto lo mejor que podés hacer es identificar a las personas que se comprometieron con entusiasmo en la etapa de diagnóstico. Presentales tu plan y contales qué estarás haciendo desde el área, cuáles son los objetivos que necesitás alcanzar, y convocalos a brindarte su apoyo con algunas acciones concretas. Por ejemplo, podés pedirles que te ayuden con su feedback sobre la recepción e impacto de las acciones estratégicas del Plan, o solicitarles su colaboración para recolectar información de cada área para las publicaciones de la compañía.

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Un comentario en “Cómo hacer el startup del área de comunicación interna en tu empresa”

  1. Muy claro Sebastián. Definitivamente cometí muchos errores en el start up, como pensar que todos “sabían de qué se trataba la comunicación porque ellos me contrataron”. Gran error que sin duda no repetiré, porque despues es un poco tarde.
    Otro error es no pelear los suficiente. Este punto es otro de los que me presenta una gran complejidad, pero la junta decide y yo HAGO, por lo que las malas decisiones suyas, a mí se me convierten en trabajo diario.

    Gran parte del start up es evangelizar, enseñar qué pueden esperar de la CI, para qué me están pagando un sueldo, qué necesito yo de ellos.
    En un principio partí de la base que sabían todo lo que yo sé. Se sabe qué esperar de un contador o un abogado. De un comunicador no.
    Ese fue mi gran aprendizaje.

    Slds!

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